Datenschutzerklärung für Hinweisgeber

Bei der Nutzung des Hinweisgebersystems unseres Unternehmens kann es zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten kommen. Diese Datenschutzerklärung informiert die Betroffenen über die diesbezüglichen Verarbeitungstätigkeiten.

1. Verantwortliche und Kontaktdaten

Verantwortliche iSd Art 4 Z 7 Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) für Verarbeitungstätigkeiten im Zusammenhang mit der Abgabe von Hinweisen über unser Hinweisgebersystem ist die Traktionssysteme Austria GmbH („wir“). Unsere Kontaktdaten lauten: Brown-Boveri-Str. 1 in 2351 Wiener Neudorf,Hinweise@tsa.at, 0664/60511456.

1. Zwecke der Datenverarbeitung

Unser Hinweisgebersystem bietet Hinweisgebern ein Verfahren, um Verstöße gegen bestimmte Vorschriften an eine unparteiliche und unvoreingenommene Meldestelle melden zu können.

Im Fall einer solchen Meldung kann es zur Verarbeitung der folgenden Datenkategorien betreffend den Hinweisgeber und Personen kommen, die in der Meldung genannt oder von Folgemaßnahmen betroffen sind:

• Name und Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
• Beziehung zu unserem Unternehmen,
• Informationen über den gemeldeten Sachverhalt,
• sonstige Informationen, die sich aus der Meldung ergeben,
• Protokolldaten, die im Zusammenhang mit der Fallbearbeitung entstehen.

Der Hinweisgeber ist weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns diese Daten zur Verfügung zu stellen. Ohne Angabe der Kontaktdaten können wir aber den Hinweisgeber nicht kontaktieren, etwa um den Eingang der Meldung zu bestätigen, Rückfragen zu stellen oder weitere Informationen auszutauschen.

Die Verarbeitung der oben genannten Daten dient dem Zweck, die Verpflichtungen nach dem HinweisgeberInnenschutzgesetz („HSchG“) zu erfüllen sowie über das Hinweisgebersystem eingehende Hinweise entgegenzunehmen, auf ihre Stichhaltigkeit zu überprüfen, weiter bearbeiten zu können und dadurch etwaige Rechtsverletzungen zu verhindern, aufzuklären und gegebenenfalls zu ahnden, Schäden abzuwehren und unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter und Geschäftspartner zu schützen.

1. Datenempfänger

Je nach Sachverhalt kann es vorkommen, dass wir (vorbehaltlich der Beschränkungen nach dem HSchG) personenbezogene Daten an folgende Empfänger übermitteln:

• Zuständige Behörden (wie etwa Strafverfolgungsbehörden und Finanzämter) sowie Gerichte,
• Beratungsunternehmen und Rechtsvertreter (zB bei der Durchführung einer internen Untersuchung, Rechtsdurchsetzung und Abwehr von Rechtsansprüchen),
• Versicherungen.

Eine Datenübermittlung in Drittländer findet nicht statt.

1. Speicherdauer

Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung eines Hinweises und die Verfolgung der Datenverarbeitungszwecke nicht benötigt werden, werden nicht erhoben. Sollten solche Daten unbeabsichtigt erhoben worden sein, löschen wir sie unverzüglich.

Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, die im Rahmen der Fallbearbeitung verarbeiteten personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von fünf Jahren ab der letztmaligen Datenverarbeitung oder -übermittlung und darüber hinaus so lange aufzubewahren, als es zur Durchführung bereits eingeleiteter verwaltungsbehördlicher oder gerichtlicher Verfahren oder eines Ermittlungsverfahrens nach der Strafprozessordnung notwendig ist. Nach Entfall dieser Aufbewahrungspflicht werden wir die personenbezogenen Daten löschen.

Darüber hinaus müssen wir Protokolldaten über Verarbeitungsvorgänge, die im Zuge der Fallbearbeitung durchgeführt werden, ab ihrer letztmaligen Verarbeitung oder Übermittlung bis drei Jahre nach Entfall der Aufbewahrungspflicht aufbewahren.

1. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb des Hinweisgebersystems beruht auf den gesetzlichen Ermächtigungen bzw Verpflichtungen gemäß § 8 HSchG in Verbindung mit Art 6 Abs 1 lit c bzw lit e, Art 9 Abs 2 lit g und Art 10 DSGVO.

1. Betroffenenrechte

Die DSGVO räumt Personen, die von den oben beschriebenen Datenverarbeitungen betroffen sind, die nachfolgend beschriebenen Rechte ein. Zur Geltendmachung dieser Rechte bitten wir um Kontaktaufnahme über die oben genannten Kontaktdaten.

• Recht auf Auskunft

Betroffene haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Gegebenenfalls sind sie auch berechtigt, Auskunft über diese Daten und unter anderem über die Verarbeitungszwecke, Kategorien der verarbeiteten Daten und Kategorien der Empfänger zu verlangen.

• Recht auf Berichtigung

Sollten unrichtige Daten zu ihrer Person verarbeitet werden, können die Betroffenen die unverzügliche Berichtigung ihrer Daten verlangen.

• Recht auf Löschung

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Betroffene das Recht, die unverzügliche Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen. Sollte die Datenverarbeitung zur Verwirklichung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein, besteht ein solches Löschrecht jedoch nicht.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

In bestimmten Situationen sind Betroffene berechtigt, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen. In solchen Fällen dürfen die Daten abgesehen von deren Speicherung nur noch mit der Einwilligung der Betroffenen oder in engen Grenzen (etwa zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) verarbeitet werden.

• Widerspruchsrecht

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Betroffene das Recht, einer Verarbeitung ihrer Daten zu widersprechen. In solchen Fällen werden ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet. Sollten allerdings schutzwürdige Gründe für eine Datenverarbeitung nachgewiesen werden können, welche die Interessen, Rechte und Freiheiten der Betroffenen überwiegen, oder eine Datenverarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen, kann die Verarbeitung der personenbezogenen Daten weiterhin erfolgen.

• Beschwerderecht

Die Betroffenen sind berechtigt, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzulegen, wenn sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.

• Einschränkung der Betroffenenrechte

Nach § 8 Abs 9 HSchG finden die Rechte der von einem Hinweis betroffenen Personen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch keine Anwendung, solange und insoweit dies zum Schutz der Identität des Hinweisgebers, einer sonstigen durch das HSchG geschützten Person und zur Erfüllung der obigen Zwecke (insbesondere um Versuche der Verhinderung, Unterlaufung, oder Verschleppung von Hinweisen oder von Folgemaßnahmen aufgrund von Hinweisen zu unterbinden) erforderlich ist. Dies gilt insbesondere für die Dauer der Durchführung eines verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Verfahrens oder eines Ermittlungsverfahrens nach der Strafprozessordnung.